Les dépenses recouvrables correspondent aux dépenses engagées par le propriétaire pour un logement loué et que le locateur peut exiger un remboursement par le locataire.
Quels sont les frais recouvrables auprès du locataire ?
Les dépenses recouvrables sont des dépenses initialement supportées par le propriétaire , mais peuvent être remboursées par le locataire. Ainsi, les frais de location destinés à faciliter la vie quotidienne du locataire sont recouvrables par le propriétaire (ascenseur, chauffage collectif, eau froide, eau chaude, etc.).
C’ est aussi le cas pour les frais d’entretien de routine et les réparations d’équipements qui profitent au locataire (entretien des espaces verts, réparations du chauffage collectif , entretien de l’ascenseur…) ainsi que les taxes et honoraires dus en contrepartie des services rendus (taxe pour le déménagement du ménage ordures, taxe de balayage, frais d’assainissement, etc.).
En outre, si un employé ou une entreprise assure l’entretien et le nettoyage des parties communes, les dépenses correspondant à sa rémunération sont intégralement recouvrables auprès du locataire. Si c’est le gardien ou le concierge qui effectue les travaux d’entretien et s’occupe de l’enlèvement des poubelles, le locataire doit payer 75 % de ce montant. Si le tuteur ne gère qu’une de ces deux tâches, le montant à allouer au locataire est limité à 40% des dépenses.
Pour les espaces communs et les installations communes, les dépenses suivantes sont recouvrables :
— l’entretien et les réparations relatives aux ascenseurs, — eau froide, eau chaude, chauffage collectif, taxes et redevances sur l’eau, — électricité, combustible, énergie, — nettoyage et entretien des pompes, jauges, vannes, robinets, points et conduites de chauffage, adoucisseurs, capteurs solaires,… — ramonage des chaudières et cheminées, contrôle de la combustion, — réparations pour fuites et joints d’étanchéité, — entretien de la minuterie, ouvertures automatiques, code, interphone, — tapis, espaces intérieurs, — colonnes sèches, les déchets vides, — espaces extérieurs, parkings, espaces verts, aires de jeux, étangs, — conduites de drainage des eaux pluviales, gouttières, — matériel de jardinage, équipement de terrain de jeux, bac à sable, — fosses pour édredons, contenants à ordures ; — fourniture de petits équipements liés à l’entretien : balai, chiffons, lampes, ampoules, huile, sel, essence, sacs en plastique, papier, produits de désinfection et de désinfection…
Que sont les charges non récupérables ?
Si les frais encourus se rapportent à la structure même d’un bâtiment, ils ne sont pas recouvrables par le propriétaire. Ces frais généralement ponctuels et non recouvrables devront être pris en compte par le propriétaire lors de l’acquisition d’un appartement car ils auront un impact direct sur la rentabilité de son investissement.
Étant donné que le propriétaire est responsable de fournir un logement décent à son locataire, il doit couvrir toutes les dépenses liées aux travaux importants nécessaires sur la copropriété ou l’administration de celui-ci (rénovation du toit du bâtiment, déatisation, restauration de la façade, coût du fiduciaire de la copropriété…). Il convient de noter que l’enlèvement de matières encombrantes ne peut pas être assimilé à des déchets qui relèvent de l’ entretien de la propreté ou des rejets domestiques, qui sont pris en charge par le locataire.
En outre, en cas de coûts résultant d’actes de vandalisme à l’intérieur du bâtiment, le propriétaire ne peut récupérer auprès de son locataire les travaux de nettoyage ou de réparation. Quant aux frais d’ascenseur pour un logement au rez-de-chaussée, ils ne peuvent pas être pris en charge par le locataire, même si le propriétaire paie, sauf si le locataire utilise l’ascenseur pour se rendre au parking du sous-sol ou à la cave.
Qui paie les frais recouvrables ? Le propriétaire ou le locataire ?
Le montant des frais de copropriété peut varier d’une année à l’autre : le montant des frais recouvrables ne peut être connu à l’avance. Le locateur et le bailleur peuvent donc réclamer à son locataire une provision mensuelle sur les frais, payable en même temps que loyer. Le montant de cette disposition doit être clairement indiqué sur l’appel de loyer et sur le reçu que le propriétaire remet à son locataire chaque mois.
Pour déterminer le montant de l’allocation qui sera versée par le locataire, le propriétaire peut compter sur le montant des frais payés au cours de l’année précédente. Sachez que le montant payé sur toute l’année peut être ajusté s’il ne correspond pas aux dépenses effectivement engagées par le propriétaire. Un mois avant le rajustement, le locateur doit envoyer au locataire les détails des dépenses qu’il a payées pour l’année et transmettre au locataire les pièces justificatives relatives à ces dépenses dans un délai de six mois.
Il convient de noter que si le paiement par provision est principalement utilisé, il est possible d’opter pour le paiement sur le forfait dans le cadre d’une location meublée. Avec cette méthode, le locataire paie chaque mois un montant forfaitaire défini dans le contrat de location. Le propriétaire ne sera pas en mesure d’effectuer un rajustement si le montant forfaitaire annuel est finalement différent du montant des dépenses réelles.
Régularisation des charges, comment ça va ?
Si le locataire paie des provisions mensuelles sur les frais au propriétaire , celui-ci devra procéder, une fois par an, à régulariser les frais. Si le locataire a payé plus que les frais réels, le propriétaire devra lui payer le trop-payé. Sinon, le propriétaire devra demander un supplément au locataire. Lorsque le propriétaire procède à la régularisation, il doit envoyer à son locataire un décompte individuel détaillant chaque type de frais.
Si le logement est situé dans une copropriété, le propriétaire doit préciser la répartition des charges entre les propriétaires et les locataires. Au cours du mois suivant l’envoi de cette déclaration, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire tous les documents justifiant les frais recouvrables. Le bailleur pourra alors réclamer le paiement de l’ajustement. Selon le montant de l’ajustement, les provisions peuvent puis être ajustés vers le haut ou vers le bas.
Il convient de noter que le locataire a la possibilité de contester les montants réclamés s’ils ne sont pas justifiés par le propriétaire. Mais, dans tous les cas, il devra payer au préalable, les sommes demandées par le propriétaire. Sinon, le propriétaire peut demander la résiliation du bail pour non-paiement des frais.
Comment régulariser les frais de location ?
L’ ajustement des frais de location peut être effectué annuellement, mais pas nécessairement à la date anniversaire du bail. La régularisation est habituellement effectuée par le propriétaire-bailleur au moment de la réception du règlement des comptes de copropriété. Pour régulariser les frais de location, le propriétaire doit comparer les dépenses réelles avec les provisions sur les dépenses payées par le locataire. Certains documents sont requis pour régulariser les frais de location.
C’ est particulièrement le cas de l’état des dépenses de la copropriété, de l’état de répartition des charges (donnant la part de logement dans la copropriété) et la taxe foncière, ce qui permet de connaître le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM).
Ensuite, comme nous l’avons vu plus haut, le locateur doit demander le supplément au locataire s’il a payé moins que le montant des frais réels, ou lui rembourser le trop-payé si les frais réels sont inférieurs aux provisions. Si le propriétaire oublie de régulariser les charges pendant l’année, il peut toujours le demander pendant 3 ans. Si le locataire quitte le logement à la fin du bail, le propriétaire peut retenir les frais de location de 20% du montant du dépôt de garantie afin de pouvoir appliquer le dernier règlement.
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