répondre à un appel d’offres

Il est important pour une entreprise de développer son chiffre d’affaires et de conquérir de nouveaux marchés. C’est dans ce sens qu’elle doit se tourner vers les appels d’offres qui sont un appel à prestation en B To B permettant à un acheteur public ou privé appelé commanditaire de consulter simultanément plusieurs soumissionnaires. Cependant, la réponse aux appels d’offres est un exercice qui requiert une certaine méthodologie et des connaissances spécifiques. Comment faut-il donc répondre efficacement à un appel d’offres ?

Préparer un dossier type de l’entreprise

A lire également : 5 conseils pour prendre soin de son jardin au printemps

La préparation d’un dossier de candidature type de l’entreprise est importante pour gagnant du temps lorsqu’il s’agira de répondre à un appel d’offres. Dans ce cadre, ce dossier est souvent composé de :

  • La présentation de l’entreprise ;
  • La présentation de son organisation à travers ses secteurs d’activités ;
  • Les références clients de l’entreprise ;
  • Les moyens techniques et humains : il s’agit de l’effectif disponible pour la réalisation de l’entreprise ;
  • Les intervenants et sous-traitants avec leurs CV ;
  • Les compétences de l’entreprise ;
  • Les avantages concurrentiels de l’entreprise ;
  • Les attestations annuelles de l’entreprise ;
  • Les certifications et références.

Ce dossier important de l’entreprise doit être maintenu à jour et régulièrement actualisé chaque année. Il pourra donc être modifié et adapté selon les exigences de chaque mission ou marché. Vous pouvez consulter le site conseil-service-collectivites.fr pour obtenir plus d’informations.

A découvrir également : Comment bien choisir sa gigoteuse bébé?

Sélectionner les meilleurs appels d’offres

La réponse à un appel d’offres est stratégique et doit suivre des étapes bien précises. Cela nécessite la mobilisation de ressources internes et donc peut être coûteux. Ainsi, il est important de prendre le temps pour sélectionner au mieux les annonces susceptibles de vous intéresser et sur lesquelles vous voulez vous engager. Pour cela, posez-vous les bonnes questions. Il s’agira donc de savoir si :

  • L’offre vaut la peine de réponse : pour en être convaincu, vous devez faire des investigations complémentaires.
  • L’entreprise a des références solides sur des dossiers similaires.
  • L’entreprise aura le temps de répondre à l’appel dans le dernier délai et quelles sont les capacités des équipes à y consacrer du temps.

Adapter le dossier en fonction de l’offre sélectionnée

Il sera question d’ajouter quelques pièces administratives au dossier type comme un Kbis de moins de 3 mois, une copie des attestations d’assurance. Cependant, le plus important sera de modifier le dossier de présentation de l’entreprise de façon à l’adapter à l’offre visée. Cette adaptation se fera surtout sur les intervenants, les éventuels sous-traitants, puis tous les autres formulaires administratifs nécessaires à la présente mission.

La réponse à l’appel d’offres

Une fois toutes les pièces du dossier réunies et le dossier complet tiré selon les formats recommandés en la matière, il serait tant de l’envoyer. En effet, le plus important est de n’oublier aucun document ! Pour cela, le dossier doit être constitué par une personne, puis vérifié par une autre afin de s’assurer de sa conformité avec les exigences de l’offre. Par ailleurs, l’entreprise devra accompagner ce dossier d’un mémoire technique complet reprenant les caractéristiques des travaux, les moyens de l’entreprise, ses expériences, etc.

La réponse à un appel d’offres doit suivre une chronologie donnée et doit être envoyée par courrier électronique avec accusé de réception 5 jours avant le dernier délai.